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              會議會展--組織接待服務

                                                組織接待服務

              總結我們提供會議服務的經驗,一般而言,您的會議確定以及成功舉行,大多經過以下幾個環節:


              會前服務

               會前工作是整個會議接待的開始,是確保整個會議接待順利進行的前提條件。其主要內容如下:

              1、會議籌辦方與主辦者洽談。

              2、會議籌辦方向主辦方提供會議接待策劃方案和報價。

              3、會議籌辦方邀請會議主辦者實地考察會議舉辦場所。

              4、會議籌辦方與會議主辦者確認會議接待方案。

              5、會議籌辦方與會議主辦者簽訂會議接待標準合同。

              6、會議籌辦方確認會議主辦者預付會議訂金事宜。

              7、會議籌辦方在會議舉辦前制定會議工作人員服務標準條例及會議接待手冊。

              8、準備會議資料。(含代邀請相關領導、新聞媒體、新聞通稿、接待資料、會議配套的商務服務及公關禮儀、翻譯、通訊及文秘服務。)

              會中服務

              1.會議接待:專人負責機場,車站的禮儀、接站、公關等服務。提前在酒店、會議室擺放好歡迎條幅、歡迎牌、簽到臺、指示牌等。

              2.會前準備:準備好會議所需要的會議資料,會議用品,會議演講稿等會議相關物品。

              3.會議場所:專人到會議室檢查會議室條幅、燈光、音響、茶飲等。

              4.會議住宿:房間樓層及房間號確認,詢問是否有特殊要求。

              5.會議餐飲:用餐時間、用餐標準及特殊客人(回民)的確認。

              6.會議旅游:旅游線路行程、用車、導游是否增加景點等確認。

              7.會議娛樂:娛樂消費形式、消費標準、娛樂地點的確認。

              8.會議服務:會議代表合影留念、為代表提供文秘服務及相關服務。

              會后服務

              會后工作是整個會議接待的收尾階段,很多會議公司對該環節缺乏錯誤的理解,認為現場會議結束意味著會議接待也就完了,其實不然,會議之后還有一些很重要的工作要進行,其主要內容如下:

              1、會務服務的總結、評估、會議代表的意見反饋及處理工作。

              2、會議資料、領導講話稿、代表發言稿、新聞報道資料的匯總結書工作及印刷代表通訊錄。

              3、與會議主辦者的費用結算工作。

              4、歡送代表工作,如送機。 

               主要程序為:

              策劃:我們提供會展企劃代理,告訴我們你的想法或者點子,我們為你提供可行性方案、會議回執,我們過去的成功經驗,都將成為您成功舉辦會議的基礎。

              咨詢:在此階段,我們將與委托方進行初步溝通,并就委托方的一些關心點提出預案供選擇、推薦合適的會議型酒店、餐飲場所及與預算相適應的菜譜、會議交通流程、接待流程等。

              考察:在雙方進一步取得互信后,我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們為您提供的酒店、會議場地、環境、交通車輛及所需的設備細節等等,并在此階段就服務項目、服務流程、推進計劃、服務價格等內容進行深入探討,大致明確雙方的責任與義務。

              確定:這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設想得流程及預案,盡可能把方案細化,然后以書面的形式確認雙方的權利、義務與責任,并簽署相關服務協議。

              執行:嚴格而又人性化地執行協議,將是雙方合作精神的高度升華。不管設想如何完美,任何計劃都是存在紕漏的,需要合作雙方本著合作的理念,拋開暫時的不合,以會展的圓滿結局為一致奮斗目標。在此期間,雙方需要口頭或書面承諾原來協議以外的服務視為協議的延伸,并臨時決定雙方簽字負責人,所有臨時往來允許采取事前商議、事后結算的方式執行。

              結算:雙方財務人員認真核對各類單據,嚴格按照協議執行核算。

               

              參考資料:http://baike.baidu.com/view/3778870.htm

               

               

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